E-mail boleh dibilang merupakan penemuan kuno menurut sejarah internet. Namun dengan sejalannya evolusi layanan e-mail, masih ada saja beberapa orang yang belum mengerti etika penggunaan email. Artikel ini memang terkesan sepele, tapi saya yakin beberapa
di antara kita pernah melakukan hal2 berikut, entah karena tidak sadar, atau alasan klasik¦ malas. Mari kita telusuri satu per satu.
1.Formal atau Non-Formal. Siapakan penerima e-mail anda? teman atau klien? Perlukah memakai bahasa yang formal?
2.Tujuan Menulis. Tentukan tujuan menulis dari awal, agar tidak melantur.
3.Jangan menulis selagi marah. Jika Anda sedang marah, atau nuansa hati lagi tidak enak, tundalah penulisan e-mail. Apalagi bila Anda menulis balasan hal-hal yang membuat anda marah.
4. Penggunaan To, CC, dan BCC To - Ditujukan untuk lawan bicara Anda
CC (Carbon Copy)-Atau tembusan, digunakan untuk memberitahu orang lain yang bersangkutan. BCC (Blind Carbon Copy- Sama dengan CC, tapi tembusan tidak akan terlihat oleh penerima To atau CC.
5.Penggunaan Subject. Judul e-mail harus jelas dan mencerminkan isi e-mail sesungguhnya. Hindari penulisan judul email tanpa isi (body), yang kesannya malas atau tidak professional.
6.E-mail, bukan novel. Menulis e-mail itu cukup singkat saja, langsung ke pokok masalah, tidak perlu bertele-tele seperti menulis novel. Namun juga jangan terlalu singkat seperti SMS.
7.Pemakain huruf besar (semua). Di dunia maya, pemakain huruf besar dianggap menjerit. Jadi hindari hal ini agar tidak memberi kesan yang salah terhadap lawan bicara Anda.
8.Pemakaian tanda seru. Bila memang diperlukan, cukup satu saja! Tidak perlu sampai berulang kali
(!!!!!).
9.Signature. Memang enak menggunakan fitur otomatis seperti di MS Outlook. Namun sebagian orang mempunyai kepentingan yang berbeda, contohnya anda tidak mau mencantumkan nomer HP pribadi di setiap e-mail untuk menghindari panggilan2 tengah malam. :).
10.Periksa ejaan (yang disempurnakan?). Setelah selesai dengan isi e-mail, jangan lupa untuk memeriksa ulang ejaan. Hal ini penting untung memberi kesan serius dan profesional.
11.Polos saja, tanpa hiasan. E-mail paling efektif dengan format plain text, tanpa variasi HTML (termasuk latar belakang warna-warni, plus animasi).
12.Attachment, atau lampiran. Tidak semua orang hidup dengan internet berkecepatan tinggi, oleh karena itu pertimbangkan penggunaan layanan online storage untuk lampiran berukuran besar. Jangan lupa menjadikan satu ZIP file untuk lampiran berjumlah banyak, agar tidak kelewatan.
13.Read Notification Receipt.Perlukah Anda memberi jawaban ke lawan bicara anda bahwa e-mailnya telah diterima? Bila sudah tidak ada di Outbox, berarti e-mail tersebut telah terkirim, meskipun kadang tidak instan.
14.Berikan balasan sepantasnya. Tulislah balasan secepatnya (atau sepantasnya) , terutama bila akhiran isi surat menandakan bahwa lawan bicara anda menunggu balasan atau keputusan Anda.
15.Penggunaan Reply-to-All dan Forward Reply-to-All - Pertimbangkan matang2 sebelum memakai fitur ini, untuk mencegah e-mail yang tidak diharapkan (oleh orang lain). Hal ini sering terjadi pada diskusi grup lewat e-mail, yang hanya pengirim pertama yang perlu diberi jawaban. 11 orang dengan Reply-to-All = 100 email. Forward - Fitur yang satu ini adalah yang paling disukai oleh pengirim surat berantai. Tapi yang
paling menggangu adalah penggunaan To/CC untuk semua penerima, yang membuat
e-mail Anda tersebar ke orang2 yang tidak dikenal. Gunakanlah BCC untuk
fitur ini.
16.Surat Berantai, Pakailah akal yang jernih sebelum Anda menekan tombol forward. Tanyalah pada diri Anda sendiri, apakah hal tersebut bisa/akan terjadi? Hampir semua
surat berantai tidaklah berguna. Perlu dipertimbangkan juga, siapa saja yang patut menerima e-mail macam itu. Bukan bos atau klien Anda tentunya.
17. 24 Jam untuk tindak lanjut. Berilah 24 jam tenggang waktu untuk menindaklanjuti e-mail Anda. Sadarilah bahwa tiap orang mempunyai kepentingan pribadi. Tidak perlu langsung SMS, atau telpon, setelah menekan tombol Send.
Cheers,
Bovie
Dari milis femina dan friends
Tidak ada komentar:
Posting Komentar