PERAN DAN FUNGSI DEPARTEMEN TRAINING

Dewasa ini tuntutan terhadap peran departemen training sudah semakin
berkembang dari peran tradisional menjadi peran sebagai Performance
Consultant. Pada peran tradisional departemen pelatihan dipandang hanya
sebagai penyelenggara training (training organizer) dan training manager
berperan sebagai trainer atau trainer organizer.

Perkembangan bisnis yang lebih mengandalkan *capital knowledge* dalam
memenagkan persaingan dan mendorong pertumbuhan perusahaan berdampak
terhadap tuntutan untuk meningkatkan pengelolaan SDM secara integral, tidak
hanya sebatas bagaimana meningkatkan pengetahuan dan keterampilan mereka,
tetapi bagaimana mendorong dan membantu mereka untuk mencapai *peak
performance* . Disinilah peran departemen training sebagai Performance
Consultant semakin dirasakan keberadaanya.

Sebagai Performance Consultant, Ia bertanggungjawab terhadap peningkatan SDM
yang berdampak pada kinerja perusahaan serta berperan sebagai mitra kelompok
manajemen (Pengambil keputusan) dalama hal pencapaian kinerja dan sasaran
bisnis.

Secara operasional peran dan tanggungjawab departemen training dapat
dijabarkan sebagai berikut:

1. Merancang program training korporat
2. Berpartisipasi dalam perencanaan SDM agar sesuai dengan kebutuhan
bisnis
3. Menyiapkan dan memonitor anggaran training
4. Memasarkan program training didalam/internal perusahaan
5. Membuat data statistic mengenai kegiatan training
6. Melakukan evaluasi terhadap efektifitas training
7. Menangani administrasi training

*Mengembangkan Kemitraan Manager/Supervisor dengan Departemen Training*

Ketika penanggungjawab departemen training mampu membangun kemitraan dengan
managemen, maka hal itu akan mempermudah akses dan dukungan terhadap fungsi
departemen training. Jean Barbazette dalam bukunya The Trainer’s Support
Handbook menguraikan bentuk kemitraan antara manager dengan departemen
training.

Tabel tersebut menggambarkan tanggungjawab masing-masing dalam setiap
tahapan pelaksanaan program training, dari mulai perencanaan, persiapan,
penyajian, dan paska training.

*Peran Manager dan Training Departemen*

*Tahap*

*Manager *

*Training Dept.*

Perencanaan

- Set standard of performance
- Define and assess training needs with trainer
- Define the target population
- Establish expectation and objectives with the trainer

- Help the manager define performance standards if none exist
- Define and assess training need with supervisor
- Analyze the target population
- Set expectation and objective with the supervisor

Persiapan

- Become familiar wit program content
- Introduce employee to the training program
- Communicate the need for training to the employee
- Clarify expectation with the employee following training

- Develop program content to meet agreed upon objective
- Provide an overview/pilot of the training program for Supv/Mgr
- Schedule training with consideratio for workload and the organization’s
needs

Penyajian/

Delivery

- Assure attendance of scheduled employee
- Do not interrup the training
- Prepare the work environment to use new learning
- Compensete for the work load while employees are at training

- Address issues and problem
- Stress application of new skills to the job
- Evaluate whether learning took place and learning objectives were met

Paska

Pelatihan

- Meet wit the employee to discuss new KSA developed from training
- Provide follow-up coaching and positive reinforcement
- Remove work environment obstacle to applying new learning
- Include new KSA in PA
- Participate with trainers to evaluate the results of training

- Provide information to Supv. To assist in follow-up coaching and
support
- Validate content by observing employees use new skill on the job
- Evaluate the result of changed behavior with Supv.
- Review and revise training as needed

Pada tahap perencanaan pembagian peran bertujuan untuk memastikan kinerja
yang ingin dicapai peserta setelah mengikuti training serta memastikan siapa
karyawan yang tepat mengikuti training tersebut.

Tahap Persiapan bertujuan untuk memastikan bahwa program training yang
dirancang sesuai dengan kebutuhan peserta dan mereka telah siap untuk
berpartisipasi dalam proses pembelajaran.

Tahap Penyajian/delivery bertujuan untuk memastikan bahwa peserta hadir
sesuai dengan jadwal dan manager memberikan dukungan penuh dengan
membebaskan mereka dari tugas-tugas selama mengikuti training agar mereka
focus dalam menyerap materi training.

Dan pada tahap Paska training bertujuan untuk memastikan bahwa peserta
memperoleh pengetahuan baru dan manager memberikan dukungan agar mereka
dapat mengaplikasikan pengetahuannya ditempat kerja. Dukungan dapat berupa
pemberian coaching atau menghilangkan hambatan-hambatan dalam lingkungan
kerja

Mudah-mudahan bermanfaat

Salam,

Edwin Hermawan

"Learning For Meaningful Life"


Sumber:
Millist [Diskusi HRD Forum]