Etika Ber-email

Sumber: [Diskusi HRD Forum]

Etika Posting Email Maxima

Background:

Etika posting email adalah bukan peraturan dan tidak harus dipatuhi, walau secara Moral wajib Anda jalani mengingat alamat email Anda mebawa nama Perusahaan dan tujuan email Anda adalah Publik bahkan relasi bisnis.



Objective Goals:

Mengingat mayoritas pengguna email berkedudukan di perusahaan – HO dengan Bandwith Internet yang terbatas dan mengingat lalu lintas posting email dalam sehari bisa mencapai ratusan email dan untuk menghindari high traffic/drop emails dari Server, adalah sangat tidak bijaksana untuk menerima/mengirim email dalam bentuk besar (>1MB) yang sebenarnya tidak perlu atau bisa di web share-kan. Oleh karena itu sangat disadari perlu adanya suatu panduan bagaimana cara mengirim email agar komunikasi di Maxima dapat berjalan mulus dan lancar (smooth). Disiplin dan kerjasama kita, diperlukan untuk ini.

ETIKA POSTING EMAIL YANG SECARA UMUM BERLAKU:
1. Selalu mereply/menjawab email sebelumnya pada halaman ter-atas dari email yang ada. Hendaknya menghapus bagian badan email yang dinilai "sampah" atau tidak relevant dgn email balasan dari Anda. Reply email Anda seharusnya hanya mengandung satu email dibawah dari Reply Email Anda itu. (1 tingkat/thread). Contoh: Hapus Header/Footer Info dari Antivirus atau Sejenisnya di badan email balasan Anda itu karena bila tidak email Anda kelak akan mengandung double Header/Footer yang sama. Email/Messages yang tidak perlu dan sampai bertingkat-tingkat di bawah email Anda.


2. Initiatif Pengguna untuk bertindak demi kenyamanan komunikasi sangat di harapkan "encouraged".Contoh: Membuat summary email2 yang ingin Anda balas sehingga badan email tidak penuh. Hal ini bisa berbentuk point2 yang bisa Anda modifikasi sendiri.
contoh:
@ Arry wrote: email ini adalah email sebelumnya
Oka jawab: email ini adalah jawaban email "written" diatas.


3. Hendaknya memodifikasi Badan Forward Email yang ingin Anda posting ke publik. Hal ini demi kenyamanan pembaca email anda.
contoh:
>>forward email
forward email
menjadi: forward email (>> harus Anda hilangkan secara manual) harus Anda modifikasi dan hal ini menuntut waktu dan kesabaran dari Anda sendiri.


4. Hendaknya mengganti dan menghapus ciri pengenal (tag) dari email lain bila Anda hendak mengirim email dari suatu Blog/Milis lain, dan sebaiknya diikuti dengan bahasan secukupnya dari Anda sendiri.
contoh:
Re: [Sumber/Perusahaan Lain] anda diharapkan menghapus kata [Sumber/Perusahaan Lain].


5. Hendaknya TIDAK mengirimkan email yang dikategorikan sebagai One-Linear (tidak lebih dari satu baris) dan tidak berisi bahasan sama sekali. Email semacam ini harus Anda kirimkan via Japri (jaringan private/pribadi) ke email address tertentu.
contoh:
email yang berisi “lanjutkan”, “saya juga”, “setuju/okay”, “tolong saya dikirimkan juga”, dll.


6. Hendaknya mengganti subject email bila masalah yang dibahas sudah diluar subject sebelumnya bila email balasan Anda itu masih cukup berhubungan dgn email sebelumnya.
contoh:
Re: Privatisation
Menjadi >> Re: Globalisasi (was: Privatisation)


7. Signature Email adalah Wajib dan harus berisi nama Anda entah itu hanya inisial nama Anda, nama depan Anda, atau nama lengkap Anda. Nama samaran secara umum tidak diperkenakan karena dapat dikategorikan sebagai Surat/Email Kaleng.


8. Bila Anda merasa Panas/Senang/ Kaget dengan jawaban yang diberikan harap Anda refleksikan hal itu dalam ungkapan yang biasanya dikenal dgn sebutan Smiley.
contoh:
:) --> Tersenyum, :D) --> Tertawa Gembira, =) --> Malu, :( --> Cembertu/Masam, :O --> Kaget/Terperangah.
CMIIW = Correct Me If I Wrong -- Tolong betulin kalo salah
IMHO = In My Humble Opinion -- Menurut pendapat saya...


9. Tidak boleh menuliskan pesan dalam format huruf KAPITAL seluruhnya di badan email dan terutama di subject email. KAPITAL itu akan mengundang idea dan interpretasi Anda sedang marah-marah dan bukan penegasan seperti maksud yang Anda inginkan sebelumnya.
contoh:
Re: PENULISAN KAPITAL LETTER SEMACAM INI TIDAK DIPERKENANKAN


10. Bila Anda ingin mengirim email sekaligus ke beberapa alamat, harap Anda ketik alamat email yang dituju di Bcc (Blind Carbon Copy) dan bukan di To: atau CC:.
Bcc didesign untuk membuat orang lain tidak melihat email address yang ada di Bcc. Hal ini diperlukan karena terlihat sangat menjengkelkan "annoying" dan menyita badan email Anda sendiri ketika dilihat orang lain.
contoh:
To: xxx@DMC TI.com
BCC: xxx@perusahaan- lain.com, orang-lain-lain@ pesaing.com


11. Email berisi penawaran Produk dan Pekerjaan Sampingan diluar kegiatan perusahaan adalah terlarang, demi menjaga ke profesionalitas Anda di perusahaan ini.


12. Email yang tidak berhubungan secara langsung dengan Perusahaan Maxima harus Anda tulis di subject dengan kata: OOT (Out Of Topic). Harap disadari walaupun OOT tapi bahasan harus beretika dan secara tidak langsung masih berkaitan dengan aktifitas perusahaan.


13. Penggunaan kata-kata slang seperti “gue”, “elo”, dan sejenisnya harap ditujukan kepada orang yang sudah Anda kenal. Penulisan email tidak boleh kasar/vulgar dan ditujukan langsung "dengan cara spt menuding" dan setiap email yang mengundang intrepretasi mengenai SARA akan mengakibatkan tindakan dari HRM Perusahaan.


14. Membiarkan terlalu lama email Inbox Anda tidak terbaca atau tidak pernah membuka inbox entah itu inbox email kantor atau free web-based email address akan menyebabkan Anda mendapat resiko kehilangan informasi hingga penuhnya kapasitas web email Anda. Hal ini akan menyebabkan Anda tidak akan menerima email apapun dan pihak manapun yang tentunya akan membuang waktu dua belah pihak.


Thanks Kawan, semoga kita nanti dapat bertemu dalam suasana yang menyenangkan.
Salam,
Ahmed Riza/riza7782
HRD PT. Maxima Cipta Integrasi